Zwischenräume

this is from Ehms_2010 (german) an shows a simple, activity oriented model for Personal Information Management. It can be embedded into Reinmann's (strategic) model for Personal Knowledge Management (Reinmann 2007, german).

Explanation of the single elements still in german.

Das in Abbildung 12 dargestellte Modell ist letztlich eine Ausdifferenzierung des Trivialmodells: Input-Process-Output. Durch seine lineare Darstellung bewahrt es sich eine anwendungsnahe Anschaulichkeit, die in reinen Strukturmodellen (Back & Heidecke 2008) und Mischformen (Efimova 2004, Böttger 2005) eher verloren geht.

Als Input-Aktivitäten können zunächst unterschiedliche Such-Vorgänge (im weiteren Sinne) unterschieden werden. Die Benennung "finden" möchte ich für das (Wieder-)Auffinden eines Informationsobjektes verwenden, von dem der Akteur weiß, dass es existiert. Filtern / verfolgen bezieht sich auf das Beobachten von Kanälen, also übergeordneten Strukturen, die man als interessant oder wertvoll markiert hat. Bei einer begrifflichen Hinterlegung von "finden" im oben genannten Sinne, ist die Bezeichnung "suchen" nun frei, für den Versuch, Ressourcen aufzufinden, von denen man erwartet, dass es sie gibt, deren genaue Ausgestaltung dem Suchenden aber unbekannt ist. Beispiel wäre die Suche nach einer Präsentation zum Einsatz von Weblogs im persönlichen Wissensmanagement. Eine solche Suche führt vermutlich zu verschiedenen Treffern und ist meist der Einstieg in einen iterativen Prozess, der in vielen Fällen nach dem Auffinden des ersten passenden Artefakts beendet wird ('first pattern match', Firestone 2009), welches den (meist impliziten) Gütekriterien der aktuellen Arbeitsaufgabe entspricht. Explorieren meint eine noch freiere Form des thematischen Einstiegs. Sofern entsprechende Navigationsstrukturen vorhanden sind, werden, oft als Ersatz oder in Ergänzung zur Suche, Informationsobjekte nacheinander zur Anzeige gebracht, bis eine entsprechende Ressource gefunden ist. Die offenste Form des Kontakts mit einem Informationsobjekt stellt schließlich das Phänomen der Serendipity dar. Es bezieht sich auf das glückliche, scheinbar zufällige Auffinden eines als wertvoll eingeschätzten Artefakts, ohne dass eine gezielte Suche vorangegangen ist (Jonas-Verlag 2008).
Alternativ kann ein Informationsobjekt neu erstellt werden, ohne auf anderen Artefakten aufzubauen. Im Englischen gibt es hierfür die Bezeichnung "from scratch", also etwas "von Grund auf", "mit einem Kratzer" beginnen.

In den vielen digitalen Workflows gibt es so etwas wie die Entscheidung, ein bestimmtes Artefakt zu "erfassen". Was das im Einzelnen technisch heißt, ist schon nicht mehr eindeutig beschreibbar. Häufig bedeutet es das Anfertigen einer "lokalen" Datenkopie, wobei sich "lokal" beispielsweise auf den Massenspeicher des eigenen PC's bezieht. Im Falle der Lokalkopie besteht meist der Wunsch, eine Referenz auf die Quelle mit zu verwalten. Möglicherweise sollen nur Teile des gefundenen Objekts erfasst und kopiert werden. Dann ist eine Quellen-Referenz besonders wichtig. Alternativ kann das gesamte gefundene Objekt referenziert werden. Es wird dann nur eine Referenz auf das Zielobjekt gespeichert. Die geläufigste Form der Referenz ist heute die URL (Obendorf 2006), die als Lesezeichen entweder lokal oder bei einem Online-Dienst gespeichert werden kann. Solche Referenzen benötigen kaum Speicherplatz und haben einen gewissen Universalitätscharakter entwickelt. Je mehr serverbasierte Web-Anwendungen über deeplinks gesteuert werden, desto mehr des persönlichen Informationsmanagements lässt sich zunächst über URLs abwickeln. Es soll erstens festgehalten werden, dass der Faktor Granularität bereits beim Schritt erfassen eine wichtige Rolle spielt, und zweitens, die Lokalkopie zunächst die Funktion hat, die persönliche Verfügbarkeit eines Artefakts zu erhöhen (Böttger 2005: 45). Letzteres klingt vielleicht trivial, wird in technisch orientierten Diskussionen aber oft übersehen, da dort meist die Suche nach der möglichst einmaligen, weil redundanzfreien und technisch "richtigen" Speicherung (Ort, Format) im Mittelpunkt steht.
Je nach Vorgehensweise hat man nun ein (kopiertes) Artefakt oder eine Referenz (Link), welches annotiert werden kann. Annotieren verwende ich in diesem Zusammenhang als Oberbegriff für Bearbeitungsaktivitäten, die sich an einem Objekt festmachen lassen und deren Ergebnisse auch nur im Kontext dieses Artefakt sinnvoll rezipiert werden können. Auch hierbei ist die Frage der Granularität wichtig. Je nach verwendetem System und technischem Format lassen sich entweder feingranulare Elemente (Worte, Sätze, Absätze, Abschnitte) annotieren oder nur das gesamte Artefakt. Übliche Formen der Annotation sind das Markieren von Passagen (virtueller Textmarker), das Versehen mit Schlagworten (taggen), das Anbringen von Kommentaren im oder am gesamten Objekt, oder schließlich das direkte Editieren des Artefakts.
Schließlich kann das bearbeitete Artefakt "publiziert" werden, also einem Kreis von potenziell Interessierten zugänglich gemacht werden. Der entsprechende Prozessschritt ist im Modell mittlerweile durch eine gestrichelte Linie dargestellt, da er zunehmend mit der Wahl eines des Werkzeuges oder der Plattform zusammenfällt, auf der Artefakt oder Referenz gespeichert werden. Die Entscheidung fällt dann bereits im Schritt erfassen und ist stark von den voreingestellten Zugriffsrechten der verwendeten Web-Applikation abhängig. Dennoch halte ich auf dem aktuellen Forschungsstand an einem Publikationsschritt fest, und sei es nur als Hinweis auf die entsprechende Entscheidung des Nutzers  (vgl. 3.3.4).
Zusätzlich sind in Abbildung 12 fünf strukturelle Aspekte aufgeführt, die in konzeptionellen Überlegungen und in der explorativen Empirie von Böttger (2005) wiederholt sichtbar wurden. Sie sind grob den Prozessschritten zugeordnet, beeinflussen aber auch den gesamten Prozess bzw. übergeordnete Werkzeug-Entscheidungen.
Ein Überfluss an prinzipiell verfügbarer Information kennzeichnet heute beinahe jede Form von Wissensarbeit. Die Möglichkeiten des Web 2.0 sind zu einem Treiber eines web of abundance (vgl. Weinberger 2002b) geworden, und die Fähigkeit, in geeigneter Weise, vorhanden Information zu selektieren, ohne sich in der Vielfalt zu verlieren, wird zu einer der Schlüsselkompetenzen in der Informationsgesellschaft. Verfügbarkeit bezieht sich auf den Wunsch, im Rahmen eines persönlichen Informationsmanagements auf Informationsobjekte möglichst jederzeit für unterschiedliche Arbeitsaufgaben zugreifen zu können. Die seit Jahren propagierte Vision, immer online sein zu können, ist bis heute keine verbreitete Lebens- und Arbeitswirklichkeit. Das verfügbar Machen bezieht sich aber auch darauf, die Informationsobjekte so zu speichern, dass die erwünschte Bearbeitung ermöglicht wird.
Mit dem Faktor Granularität ist die "Einheit" von Informationen angesprochen, auf der eine Annotation (s.o.) stattfinden kann. Die Konzepte der unter 3.1.1 beschriebenen Hypertext-Schule forderten und implementierten teilweise wesentlich feingranularere Bearbeitungsmöglichkeiten, als dies heute Stand der (verbreiteten) Technik ist. Aktuellere Arbeiten von Kienle (2003: 125) und jüngst Völkel (2007) widmen sich wieder verstärk diesem Aspekt.
Originalität soll im Zusammenhang mit dem vorgestellten PIM-Prozessmodell darauf verweisen, dass ein Artefakt unterschiedlich intensiv ("tief") bearbeitet werden kann und damit in unterschiedlich starker Weise das Wissen des Bearbeiters repräsentiert. Ein (längeres) Synonym für diese Idee wäre Bearbeitungstiefe, in Anlehnung an die Fertigungstiefe in der industriellen Produktion.
Schließlich verweist Zugänglichkeit auf den Kreis von Personen, der potenziell lesenden Zugriff auf das, ggf. bearbeitete, Artefakt hat. Im Rahmen offener Internetplattformen ist dies häufig jede Person mit Internetzugang und einem Webbrowser, die eine URL kennt oder auffinden kann.
Auf einer übergeordneten Ebene lassen sich die Aktivitäten als Selektion, Annotation und Publikation zusammenfassen, wobei der gesamte "Mittelteil" dann als Annotation im weiteren Sinne zu bezeichnen ist. Das damit vorgestellte Prozessmodell des persönlichen Informationsmanagements ist differenzierter als ein einfaches Input-Output-Modell und bietet eine noch überschaubare Anzahl von Teilaktivitäten, wie sie in der Interaktion mit persönlichen IT-Anwendungen heute möglich und üblich sind. Es hat sich im Rahmen mehrjähriger Introspektion und Beobachtung auch als umfassend im Hinblick auf verschiedene Analysezwecke erwiesen.